INSTITUCIONAL Data de Publicação: 19 ago 2025 11:31 Data de Atualização: 19 ago 2025 12:05
A Coordenadoria de Gestão de Documentos (CGDOC) do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC), vinculada à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin), concluiu a primeira fase do levantamento para padronização dos tipos processos administrativos da instituição. A etapa inicial, focada na Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP), resultou na publicação de uma lista com 89 processos padronizados, já disponível para consulta no Portal do Servidor.
A iniciativa busca não apenas a organização, mas também tornar mais ágeis e eficientes as rotinas dos servidores que utilizam o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). Para a coordenadora da CGDOC, Sandra Messa da Silva, o projeto é um passo fundamental para a organização institucional.
“O objetivo deste material é padronizar a denominação dos processos e dos documentos e atribuir os códigos próprios, de acordo com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, visando à implementação da Política Arquivística do IFSC, operacionalizada pelo Programa de Gestão Arquivística de Documentos (PGAD)”, explica Sandra.
Com a padronização, é possível identificar quais documentos compõem cada tipo de processo e por quanto tempo precisam ser guardados, em conformidade com a legislação. Esse controle garante o atendimento às exigências de órgãos de controle, como o TCU, e contribui para a preservação da memória administrativa do IFSC.
Impacto direto no dia a dia do servidor
Na prática, a mudança será percebida por todos que cadastram e tramitam processos no sistema. A padronização tem como objetivo eliminar dúvidas no momento de abertura do processo e tornar a busca e a recuperação de informações mais rápidas e precisas.
“A padronização tanto dos tipos de processo como dos tipos e modelos de documentos visa a facilitar e agilizar as atividades desenvolvidas em cada uma das unidades administrativas ou acadêmicas do IFSC”, ressalta Sandra. Ela destaca que a atividade de cadastrar um processo no Sipac deverá ser simplificada, “evitando equívocos ou retrabalho”.
O servidor deverá utilizar as informações contidas na lista disponibilizada no momento do preenchimento dos campos no Módulo Protocolo do Sipac. As denominações foram designadas e validadas pelas próprias unidades, e o código de classificação atribuído pela CGDOC.
Além da praticidade, Sandra considera ainda que o trabalho estimula reflexões mais amplas sobre os fluxos administrativos. “O trâmite dos processos está relacionado ao seu próprio fluxo e ao mapeamento. O trabalho de elaboração e/ou revisão do fluxo ajuda a pensar a atividade que vem sendo realizada e, talvez, a necessidade de ajustes pelas áreas envolvidas, visando à melhoria não só do processo administrativo, mas também do processo de trabalho”, acrescenta.
Gestão de Pessoas como experiência inicial
O levantamento, iniciado em 2022, enfrentou desafios como a demora no retorno de algumas áreas. Uma nova abordagem adotada este ano, no entanto, mostrou-se eficaz. “A estratégia que funcionou muito bem foi conversar diretamente com os servidores das áreas técnicas responsáveis, que entenderam o objetivo da atividade e compartilharam as informações”, relata Sandra.
A primeira área contemplada foi a Gestão de Pessoas, que concentra o maior número de processos e é responsável por atividades reconhecidas por todos os servidores, como os pedidos de Incentivo à Qualificação (IQ) e de Retribuição por Titulação (RT).
Outro fator determinante foi a necessidade de atenção redobrada à proteção de dados pessoais. “Essa estratégia foi aplicada inicialmente na área de gestão de pessoas, tendo em vista a grande quantidade de tipos de processos produzidos e que contêm informações pessoais, as quais devem ser protegidas, em atenção à Lei de Acesso à Informação (LAI) e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)”, ressalta a coordenadora.
Próximos passos
Com a conclusão da primeira fase na DGP, o trabalho agora avança para uma segunda etapa. Esta incluirá o detalhamento dos documentos que compõem cada processo, a definição de possíveis restrições de acesso e aplicação dos códigos de classificação atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) em 2024, entre outras informações.
Após a finalização na área de pessoal, o projeto será estendido aos demais setores administrativos e acadêmicos do IFSC. As listas serão atualizadas de acordo com as alterações da legislação ou sempre que houver mudanças nos procedimentos e processos de trabalho. Para Sandra, o principal ganho a longo prazo é a consolidação do conhecimento institucional.
“No IFSC, assim como em outros institutos federais, a partir da expansão da rede federal de educação profissional, existe uma grande rotatividade de servidores. Isso faz com que o trabalho precise ser aprendido cada vez que um novo servidor assume uma nova lotação. Ou seja, a padronização de procedimentos e de processos, o mapeamento dos processos, a elaboração de orientações técnicas, de manuais e de tutoriais é fundamental para organizar, de forma contínua, as atividades tanto administrativas quanto acadêmicas” avalia. “É uma ação voltada à disseminação do conhecimento e à realização bem-sucedida da gestão arquivística", complementa.
O levantamento também servirá de subsídio para a criação de outros instrumentos de apoio, como o glossário de tipos de processos administrativos e o plano de classificação de documentos do IFSC. A lista com os 89 processos padronizados já pode ser consultada pelos servidores no Portal do Servidor, na seção Áreas Técnicas > Gestão de Documentos > Planos, manuais e modelos ou por meio deste link.